Politique de confidentialité

La présente politique de confidentialité décrit la manière dont Nord Vision Technologies Inc., exploitant de la plateforme Pilot Suite et de son module Pilot Ops (ci-après « nous », « notre » ou « Nordvision ») collecte, utilise, communique et protège vos renseignements personnels conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, chapitre P-39.1, ci-après « Loi 25 ») et à ses règlements.

En utilisant nos services, vous reconnaissez avoir pris connaissance de la présente politique.

1. Identité du responsable et coordonnées

Le responsable de la protection des renseignements personnels au sein de Nordvision est :

Nom : Karlos Garcia
Titre : Fondateur et Dirigeant
Entreprise : Nord Vision Technologies Inc.
Courriel : info@nordvision.ca (ou directement karlos.garcia@nordvision.ca)
Adresse : 6677, rue de Mercure, Québec, QC, G3E 0A4
Téléphone : 418-264-9246

2. Types de renseignements personnels collectés

2.1 Renseignements d'identification

Nom et prénom
Adresse courriel
Numéro de téléphone
Nom de l'entreprise

2.2 Renseignements d'agenda et de correspondance (Google et Microsoft)

Événements de votre agenda Google ou Microsoft (titres, dates, participants) — pour le briefing quotidien et les alertes
Envoi de courriels via votre compte Google ou Microsoft, à votre demande explicite, après votre révision et votre clic
Compteurs de vos libellés Gmail (nombre de messages dans la boîte de réception, non lus, envoyés) — pour afficher la tendance de votre boîte
Métadonnées de vos courriels récents — expéditeur, objet, date, statut lu ou non lu et présence d'une pièce jointe — pour trier votre boîte entre clients, fournisseurs et autres. Le tri ne lit pas le contenu des messages.
Métadonnées de vos courriels envoyés — destinataire, date et identifiant de conversation seulement — pour savoir si vous avez déjà répondu à un client ou à un fournisseur. L'objet et le contenu de vos courriels envoyés ne sont pas lus. Lorsque vous indiquez « C'est réglé », seuls l'identifiant de la conversation et la date sont conservés.
Contenu de courriels, uniquement lorsque vous le demandez à l'assistant (voir la section 2.5)

Voir la section 8 pour le détail de l'accès à votre messagerie.

2.3 Renseignements relatifs à l'utilisation des services

Tâches, rappels et suivis administratifs saisis dans le cockpit
Données de connexion (date, heure, adresse IP)
Préférences et paramètres de votre compte

2.4 Renseignements techniques

Adresse IP
Type de navigateur et système d'exploitation
Journaux d'erreur et traces techniques
Identifiants de session

2.5 Contenu de courriels lu sur demande

Lorsque vous le demandez explicitement à l'assistant — par exemple « résume les courriels de mes fournisseurs de cette semaine » ou « quelles factures à payer ai-je reçues par courriel ? » —, celui-ci lit le texte de un à dix courriels. Ces courriels sont choisis par nos serveurs selon la catégorie et la période demandées, sur une période de 31 jours au plus. Les renseignements traités sont :

le texte du message lui-même, sans le contenu des pièces jointes ;
l'expéditeur, l'objet et la date du message, pour vous indiquer de quel courriel il s'agit.

Sur demande, l'assistant peut aussi compter les courriels reçus d'un expéditeur sur une période pouvant remonter jusqu'à 12 mois. Ce décompte utilise uniquement les métadonnées ; aucun contenu n'est lu.

Aucune lecture n'a lieu en arrière-plan ni sans demande de votre part.

2.6 Renseignements comptables (QuickBooks Online)

Si vous reliez QuickBooks Online, Pilot Ops en lit, sans jamais y écrire, vos clients, vos factures, vos dépenses et les soldes de vos comptes bancaires tels qu'inscrits dans QuickBooks, pour le résumé financier, les factures échues et le briefing.

3. Finalités de la collecte

Prestation des services — Fournir le cockpit d'administration : briefing quotidien, agenda, tâches et suivis
Tendance de votre boîte de réception — Afficher l'évolution des compteurs de votre boîte Gmail sur les 7 derniers jours
Assistance — Rédiger et envoyer des courriels à votre demande explicite
Tri de votre boîte de réception — Classer vos courriels récents (clients, fournisseurs, autres) à partir de leurs métadonnées
Rattrapage — Savoir si vous avez déjà répondu à un client ou à un fournisseur, à partir des métadonnées de vos courriels reçus et envoyés, sans en lire le contenu
Résumé de courriels sur demande — Lire et résumer de un à dix courriels, uniquement lorsque vous le demandez
Repérage des factures à payer reçues par courriel — Sur demande, relever le montant et l'échéance cités dans des courriels, et signaler un changement de coordonnées bancaires annoncé, pour vous inciter à le vérifier par téléphone
Résumé financier — Afficher, en lecture seule, des chiffres et les factures échues tirés de votre QuickBooks Online
Sécurité — Détecter, prévenir et traiter les problèmes techniques, les fraudes et les atteintes à la sécurité
Conformité légale — Satisfaire à nos obligations légales et réglementaires

4. Base juridique du traitement

Contrat : Exécution des services auxquels vous êtes abonné
Consentement explicite : Accès à votre agenda et à votre messagerie Google ou Microsoft et à votre QuickBooks Online, traitement par intelligence artificielle, communications marketing
Intérêt légitime : Sécurité des systèmes, détection de fraude, diagnostic technique

5. Durée de conservation

Catégorie	Durée
Renseignements de compte	Durée de l'abonnement + 2 ans
Événements d'agenda Google (bruts)	Non conservés — lus à la volée pour le briefing
Texte du briefing quotidien (peut mentionner un événement)	30 jours maximum
Compteurs de libellés Gmail (total, non lus, envoyés)	10 jours maximum
Métadonnées de courriels utilisées pour le tri	Non conservées — lues à la volée
Marqueurs « C'est réglé » du Rattrapage (identifiant de conversation et date, sans adresse ni objet)	Jusqu'à la déconnexion de la messagerie dans l'entreprise concernée ou la fermeture du compte
Contenu des courriels lus sur demande	Non conservé — lu à la volée pour produire la réponse, jamais enregistré dans nos bases de données
Montants et échéances relevés dans des courriels	Non conservés — affichés à l'écran, jamais enregistrés
Jetons d'accès Google et Microsoft (OAuth)	Détruits dès la déconnexion dans l'entreprise concernée, la révocation de l'accès ou la fermeture du compte
Données copiées de QuickBooks Online (clients, factures, dépenses, soldes bancaires)	Jusqu'à la déconnexion de QuickBooks dans l'entreprise concernée ou la suppression de l'entreprise. Exception : un client lié à une facture saisie hors de QuickBooks est conservé après la déconnexion, sans lien avec QuickBooks, jusqu'à la suppression de l'entreprise.
Jetons d'accès QuickBooks (OAuth)	Détruits dès la déconnexion dans l'entreprise concernée ou la suppression de l'entreprise ; l'autorisation est alors révoquée auprès d'Intuit
Tâches et suivis	Durée de l'abonnement
Journaux techniques	90 jours — ne contiennent jamais le contenu d'un courriel ; peuvent contenir l'adresse d'un expéditeur lorsque vous demandez un décompte
Journal d'usage technique (compteur anti-abus : identifiant de votre compte ; lors d'une tentative de connexion, adresse courriel saisie et adresse IP)	48 heures maximum
Renseignements de facturation conservés par nous (identifiants techniques Stripe, état de l'abonnement, dates)	Durée de l'abonnement + 2 ans
Données de consentement	5 ans après le dernier consentement

6. Droits des personnes

Conformément à la Loi 25, vous disposez des droits suivants :

6.1 Droit d'accès (art. 27)

Vous avez le droit de demander la confirmation que nous détenons des renseignements personnels vous concernant et d'en obtenir une copie.

6.2 Droit de rectification (art. 28)

Vous avez le droit de demander la correction de tout renseignement personnel inexact, incomplet ou équivoque.

6.3 Droit de suppression

Vous avez le droit de demander la suppression de vos renseignements personnels lorsque leur conservation n'est plus nécessaire, sous réserve de nos obligations légales de conservation.

6.4 Droit à la portabilité (art. 27 al. 3)

Vous avez le droit de recevoir vos renseignements personnels informatisés dans un format technologique structuré et couramment utilisé.

6.5 Droit de retrait du consentement

Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, y compris révoquer l'accès de Pilot Ops à votre compte Google ou Microsoft.

6.6 Droit de déposer une plainte

Commission d'accès à l'information du Québec (CAI) : www.cai.gouv.qc.ca / 1 888 528-7741

7. Comment exercer vos droits

Courriel : info@nordvision.ca
Accusé de réception dans 10 jours, traitement dans 30 jours max.

8. Accès à votre agenda et à votre messagerie (Google et Microsoft)

Pilot Ops se connecte à votre compte Google ou Microsoft avec votre autorisation explicite (OAuth). L'utilisation des données reçues des API Google respecte la Google API Services User Data Policy, y compris les exigences d'utilisation limitée (Limited Use).

Agenda : lecture de vos événements pour composer le briefing et les alertes. Les événements bruts ne sont pas conservés — ils sont lus à la volée. Le texte du briefing quotidien, qui peut mentionner le titre d'un événement, est conservé au maximum 30 jours, puis supprimé. Si vous avez plusieurs entreprises, les agendas reliés à chacune d'elles sont réunis dans votre briefing, quelle que soit l'entreprise active ; la messagerie, elle, est toujours celle de l'entreprise active.
Envoi : envoi de courriels en votre nom, uniquement lorsque vous le demandez, après votre révision et votre clic.
Compteurs Gmail : lecture du nombre de messages de vos libellés pour afficher la tendance de votre boîte. Durée de conservation : voir la section 5.
Tri : lecture des métadonnées de vos courriels récents (expéditeur, objet, date, statut lu ou non lu, présence d'une pièce jointe) pour les classer. Aucun contenu n'est lu pour le tri, et rien n'est conservé.
Rattrapage : lecture des métadonnées de vos courriels reçus (expéditeur, objet, date, identifiant de conversation) et de vos courriels envoyés (destinataire, date et identifiant de conversation seulement) pour savoir si vous avez déjà répondu à un client ou à un fournisseur. Aucun contenu n'est lu pour cette fonction, et l'objet de vos courriels envoyés n'est pas lu. Lorsque vous indiquez « C'est réglé », seuls l'identifiant de la conversation et la date sont conservés (voir la section 5).
Lecture du contenu sur demande : voir la section 2.5. Le contenu sert uniquement à produire la réponse demandée ; il n'est jamais enregistré dans nos bases de données. Avant tout traitement par intelligence artificielle, nous masquons les coordonnées bancaires que nous détectons.
Boîte principale : si vous reliez à la fois Gmail et Outlook dans une entreprise, vous choisissez dans les paramètres celle que Pilot Ops lit pour le tri, le Rattrapage et l'assistant.
Vos courriels ne sont pas modifiés : les lire ne les marque pas comme lus. Pilot Ops ne déplace, n'archive et ne supprime aucun courriel.
Aucune revente : les données de votre messagerie ne sont jamais vendues ni utilisées à des fins publicitaires.
Aucun entraînement d'IA : ces données ne servent pas à entraîner des modèles d'intelligence artificielle généralisés.
Révocation : vous pouvez retirer l'accès à tout moment dans les paramètres de Pilot Ops, depuis votre compte Google ou depuis votre compte Microsoft. Chaque connexion est rattachée à une entreprise : la déconnexion dans Pilot Ops ne vise que l'entreprise active. Si le même compte Google est relié à une autre entreprise dans Pilot Ops, l'autorisation reste active dans votre compte Google jusqu'à ce que ce compte soit déconnecté de la dernière entreprise ; pour la retirer partout à la fois, passez par votre compte Google. Pour Microsoft, la déconnexion supprime vos jetons chez nous, mais ne retire pas l'autorisation enregistrée dans votre compte Microsoft ; vous pouvez la retirer depuis les paramètres de votre compte Microsoft. Dès la déconnexion, les jetons de cette entreprise sont détruits ; si vous retirez l'autorisation depuis votre compte Google ou Microsoft, les jetons de toutes les entreprises reliées à ce compte sont détruits dès que nous constatons le retrait. Les données dérivées (texte du briefing, compteurs de libellés) cessent alors d'être alimentées, puis sont détruites au plus tard à l'échéance indiquée à la section 5. Dès la déconnexion, les marqueurs « C'est réglé » de cette messagerie sont supprimés pour cette entreprise.

9. Transferts hors Québec

Sous-traitants avec données hors Québec :

Sous-traitant	Pays	Données traitées
Google (Calendar, Gmail)	États-Unis	Agenda, envoi de courriels et, avec votre autorisation, lecture de vos courriels (métadonnées ; contenu sur demande)
Microsoft (Outlook / Microsoft 365)	États-Unis + mondial	Agenda, envoi de courriels et, avec votre autorisation, lecture de vos courriels (métadonnées ; contenu sur demande)
Intuit (QuickBooks Online)	Canada	Lecture seule de vos données comptables (clients, factures, dépenses, soldes bancaires)
Anthropic (Claude API)	États-Unis	Texte pour composer le briefing et rédiger des courriels ; sur demande, contenu de un à dix courriels pour les résumer ou y repérer des factures à payer
Resend	États-Unis	Envoi du briefing quotidien et des rappels d'échéances fiscales par courriel à votre adresse (le texte peut mentionner le titre d'un événement ou d'une échéance)
Vercel	États-Unis + CDN mondial	Hébergement de l'application — toutes les requêtes y transitent — et journaux de serveur
Sentry	États-Unis	Traces d'erreur
Stripe	États-Unis	Paiement de l'abonnement. Votre nom, votre adresse courriel de facturation, votre adresse et vos renseignements de carte sont recueillis directement par Stripe sur sa propre page de paiement : ils ne transitent pas par nos serveurs et nous ne les conservons pas. Nous ne recevons que des identifiants techniques, l'état de l'abonnement et des dates

Mesures : Évaluation préalable (art. 17), clauses contractuelles DPA, chiffrement TLS 1.3, minimisation des données.

10. Sous-traitants

Google — Agenda et messagerie (Calendar, Gmail) — États-Unis
Microsoft — Agenda et messagerie (Outlook / Microsoft 365) — États-Unis + mondial
Intuit — Données comptables (QuickBooks Online), en lecture seule — Canada
Anthropic — Intelligence artificielle (Claude API) — États-Unis
Resend — Envoi de courriels transactionnels (briefing quotidien, rappels d'échéances) — États-Unis
Supabase — Base de données et hébergement — Canada (Montréal)
Vercel — Hébergement web et CDN — États-Unis + mondial
Sentry — Suivi des erreurs — États-Unis
Stripe — Paiement par carte et facturation de l'abonnement — États-Unis

11. Sécurité

Chiffrement au repos et en transit (TLS 1.3)
Row Level Security (RLS) au niveau base de données — cloisonnement par utilisateur
Jetons d'accès Google, Microsoft et QuickBooks chiffrés au repos (AES-256-GCM)
Journalisation des erreurs et surveillance technique

12. Traitement par intelligence artificielle

Consentement explicite requis (distinct des conditions d'utilisation)
Retrait possible à tout moment
Données limitées au strict nécessaire
Anthropic : données conservées jusqu'à 30 jours, usage strictement limité à la sécurité et à la détection d'abus
Lorsque vous demandez un résumé ou le repérage de factures, le contenu des courriels concernés est transmis à Anthropic le temps du traitement ; il n'est pas conservé par Nordvision.

13. Modifications à la présente politique

Publication mise à jour sur cette page
Notification 30 jours avant modifications substantielles
Nouveau consentement si nécessaire

Nord Vision Technologies Inc. — 6677, rue de Mercure, Québec, QC, G3E 0A4

Questions ? info@nordvision.ca